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成都文理学院关于认真做好档案资料整理和移交工作的通知
2018-03-26      点击:

学校各单位:

为进一步提高我校档案工作的整体水平,推进档案工作规范化管理,根据《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局第27号令)、《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》、《成都文理学院档案工作管理办法》及学校2018年工作要点,现将档案资料整理、移交工作的具体事宜通知如下。

一、档案工作基本原则

按照《高等学校档案管理办法》相关要求,我校档案工作严格实行部门立卷的归档制度。各单位要认真遵循档案工作“三纳入、四同步”(即档案工作纳入部门规划和计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责规范;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作)原则,做好本单位2018年档案工作的计划、部署,将2017年归档文件材料的整理、著录、移交及2018年文件材料的积累、收集、保管等工作任务、责任落实到人,确保归档文件材料规范标准,归档工作及时有效。

二、档案整理归档要求

(一)档案移交范围

1.移交的纸质版本档案

(1)学校各单位自建校以来应归档、但尚未按照学校归档要求归档的材料,特别是各学院的教学、科研资料,尤其是开展校企合作的资料,包括签约仪式、合作协议、合作进展情况等资料。

(2)2017年1月1日至12月31日期间,各单位形成的2017年度各类纸质版本档案材料。归档范围请参照成都文理学院立档归档范围及期限(学校网站菲律宾申博游戏网-信息公开-基本信息栏目查阅)。归档工作请按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》(学院网站菲律宾申博游戏网-信息公开-基本信息栏目查阅)的要求执行。

2.移交的电子版本档案

(1)建校以来,有关学校发展沿革的电子照片;

(2)由学校各单位承办、以学校名义举办的各类校内外重大活动的电子资料(包括校企合作)。其中重大活动需移交活动方案、活动文件、活动议程、活动影像资料、出席领导讲话稿等电子资料;校企合作需移交接待方案、校企合作协议(扫描件)、议程、照片等电子版本资料。

(二)档案移交时间

1.纸质版本档案移交时间:各单位纸质档案资料归档、移交工作的截止时间为2018年6月10日,档案装订及移交时间见附件。

2.电子版本档案移交时间:建校以来至2017年12月31日,未归档的电子档案于2018年4月30前移交;2018年及之后的电子档案于产生后五个工作日内移交。

(三)其他相关要求

1.学校各单位负责人要负责督促各兼职档案员认真做好档案资料的整理和归档工作,确保档案资料按规范要求在规定时间内有序归档、移交。逾期未交者,学校将全校通报。

2.归档的纸质资料要齐全、完整,按照档案整理规范要求进行分类、整理,保管期限划分准确,书写规范,装订整齐美观,案卷质量符合规定要求。同时,需移交案卷目录纸质版本一份,卷内目录电子版本一份(电子文档接受邮箱:769577939@qq.com )。

3.4月20日前,各立档单位到院务办唐琪同志处领取纸质档案的归档档号,装订时需用到的装订机、号码机、件号章等,按档案装订时间安排表到院务办领取、操作。

4.电子版本资料归档时,请以“×年×月×日+×主题”命名移交。

5.未列入学校档案归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料,由各单位自行建档保管。各单位自管材料,也是学校档案的重要组成部分,各单位要确保文件材料的齐全完整,全面做好保管和提供利用工作。

成都文理学院

2018年3月26日

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